När intranätlösningen Workplace skulle avvecklas behövde stiftelsen Signo hitta alternativa sätt att lösa intranät och samverkan. En gedigen insiktsfas gav riktning för utformningen av en ny intranät- och samverkanslösning, tillsammans med en ny kanalstrategi för internkommunikation.
Kort sammanfattat
Utmaningen: Signo behövde hitta nya lösningar för intern kommunikation och samverkan efter att Workplace avvecklades, med Microsoft 365 som grund.
Lösningen: Ett nytt intranät i SharePoint kombinerat med samverkan i Teams, baserat på en grundlig insiktsfas och en tydlig kanalstrategi.
Arbetssätt: Bouvet genomförde en effektiv insiktsfas med enkäter, intervjuer, användartester och workshops före etableringen av lösningen.
Viktigt i arbetet: Fokus på användarvänlighet, utbildning och färre kommunikationskanaler. Insikterna lade grunden för rätt strategiska val tidigt i projektet.
Värde för kunden: Ett modernt intranät och en samverkanslösning som ger enkel tillgång till nyheter, resurser och verktyg i hela organisationen.
Framgångsfaktorer: Nära samarbete, tydligt insiktsarbete, fysisk och digital utbildning samt fokus på enkelhet och användarupplevelse.
Referensen är skriven av människor, sammanfattningen är framtagen av AI-assistent.
Utmaningen
Stiftelsen Signo har under många år använt Workplace som socialt intranät. När detta skulle avvecklas blev det nödvändigt att hitta nya lösningar för intern kommunikation och samverkan. Microsoft 365 skulle vara grunden i lösningen.
Som de flesta organisationer är Signo främst upptagen av att skapa goda förutsättningar för sina medarbetare och hjälpa dem att utföra sitt arbete. Det var därför viktigt att landa i en lösning som skapade så lite friktion som möjligt i vardagen.
Med detta som utgångspunkt rekommenderade Bouvet att genomföra en insiktsfas före etableringen av lösningen. Syftet var att koppla de viktigaste utmaningarna inom kommunikation och samverkan till vad ett nytt intranät och en ny samverkanslösning kunde lösa för Signo.
Vi har upprepade gånger sett att projekt som innehåller en insiktsfas har mindre friktion i genomförandet och lägger grunden för att kunden blir nöjd med den levererade lösningen.
Tore Hovemoen, avdelningschef BouvetLösningen
Insikt
Projektet startade med en grundlig men effektiv insiktsfas där användarbehov, innehåll och statistik från de befintliga lösningarna analyserades. Olika metoder såsom enkäter, intervjuer, användartester och workshops användes för att få en helhetsbild av situationen.
Baserat på insiktsarbetet identifierades flera önskemål från medarbetarna:
- Önskemål om tydligare riktlinjer och utbildning
- Önskemål om mer kommunikation över verksamhetsgränser – ett Signo
- Önskemål om mer användarvänliga system
- Önskemål om färre kanaler för internkommunikation
Efter genomförd insiktsfas gick projektet vidare med att etablera en kanalstrategi, en implementeringsplan och själva uppsättningen av lösningen.
Kanalstrategi
En kanalstrategi togs fram och byggde vidare på insikterna. Här kopplades verksamhetens strategiska mål och ambitioner in. Detta formades vidare till en målstruktur med möjliga nyttor.
Kanalstrategin innehöll även rekommendationer för vilka kanaler som borde användas för intern kommunikation och samverkan. Bland annat valdes att fokusera på så få digitala kanaler som möjligt och att minska användningen av e-post.
Implementeringsplan
Implementeringsplanen var en praktisk plan för att arbeta vidare med insikterna och riktlinjerna från kanalstrategin. Den beskrev bland annat aktiviteter som utformning av informationsarkitektur på intranätet och tekniska aktiviteter inför lansering.
En viktig aspekt för Signo var att ta behovet av fysisk utbildning i hela organisationen på allvar.
Om Signo
Signo erbjuder teckenspråkiga tjänster till döva, hörselskadade och dövblinda på uppdrag av det offentliga. De tillhandahåller skola, arbete samt hälso- och omsorgstjänster till döva, hörselskadade och dövblinda. Visionen är: ”Gränslös tro på människans möjligheter.”
Signo har 1 300 anställda, från kontorspersonal till pedagoger och vårdpersonal.
Värde för kunden
Insiktsfasen gjorde att vi rekommenderade att skapa ett enklare intranät anpassat för Signo, som kunde komplettera samverkanslösningarna i Teams. Resultatet blev en modern intranät- och samverkanslösning. Den gav medarbetarna enkel tillgång till nyheter, resurser och verktyg och fungerar som en gemensam kommunikationsplattform över verksamheter och professioner.
Bouvet bidrog med ett litet men effektivt team som lotsade projektet från insiktsfas via kanalstrategi till snabb implementering. Vi har fått en intranät- och samverkanslösning som är mycket väl anpassad till våra behov.
Trine Ytre-Arne, direktör strategi och utveckling, SignoInsiktsfasen bidrog också till att projekt- och styrgruppen kunde fatta strategiska beslut tidigt i projektet, i stället för att hamna i långvariga diskussioner när implementeringen redan var igång.
En insiktsfas ger en tydligare ram för genomförandet och gör kostnadsbilden mer överskådlig tidigt i projektets gång.
Tore Hovemoen, avdelningschef BouvetInsikten resulterade i en enklare lösning för användarna
Leveransen
Huvudprojektet levererades med ett intranät i SharePoint och en samverkanslösning i Teams. Detta täckte behovet av att skapa en gemensam identitet över verksamheterna, samtidigt som varje enskild verksamhet kunde hantera sin digitala internkommunikation i Teams.
Medarbetarna i Signo har fått lösningar som är tillgängliga via webb och mobil, både i webbläsare och app. De har fått färre kanaler att förhålla sig till och kommunikation i välkända gränssnitt.
Användarna har också fått efterlängtad fysisk utbildning, som till stor del har genomförts med interna resurser. Tillsammans med videoutbildning på teckenspråk ger utbildningen betydligt bättre förutsättningar för att lyckas med den nya lösningen.
Kontakta oss gärna!
.jpg?quality=85)
