Bouvet har bistått Akershus universitetssjukhus, Ahus, med att införa Microsoft 365 som en gemensam plattform för samverkan, dokumenthantering och kommunikation. Målet var att göra det enklare för omkring 12 000 medarbetare att samarbeta, dela information och hitta dokument på ett säkert och effektivt sätt.
Kort sammanfattat
Utmaning: Ahus stod inför ett omfattande moderniseringsarbete med olika arbetssätt, varierande digital mognad och behov av säker samverkan och dokumenthantering för omkring 12 000 medarbetare.
Lösning: Införande av Microsoft 365 som gemensam plattform för kommunikation, samverkan och dokumenthantering, med Teams som nav för samarbete och SharePoint som gemensam struktur för lagring och delning.
Arbetssätt: Strukturerat införande baserat på Prosci och ADKAR, med stark förankring hos ledningen, användarinvolvering, dedikerade kontaktpersoner och praktisk utbildning anpassad till olika divisioner och kliniker.
Framgångsfaktorer: Starkt engagemang från ledningen, lokal förankring, riktad utbildning, tydliga ramar för säker användning av Microsoft 365 och fokus på arbetssätt som fungerar i en klinisk vardag.
Värde: En gemensam digital arbetsyta som gör det enklare att samarbeta, hitta information och hantera dokument säkert, samtidigt som Ahus har etablerat en mogen modell för framtida digitaliseringsprojekt.
Referensen är skriven av människor, sammanfattningen är framtagen av en AI-assistent.
Införandet av M365 på Ahus är mycket mer än implementering av nya systemlösningar. Det är ett stort organisationsutvecklingsprojekt som utmanar verksamhetens kultur och traditionella arbetssätt. Varierande digital mognad och stor komplexitet i organisationens många divisioner gör utvecklingsarbetet krävande.
Jan Inge Pettersen, direktör för HR-divisionen, AhusProjektet handlade om mycket mer än att ta ny teknik i bruk. Medarbetare på ett sjukhus har en arbetsvardag där behandling av patienterna alltid kommer först och målet var att etablera arbetssätt som faktiskt fungerar i en klinisk vardag. Genom strukturerat förändringsarbete, nära involvering av chefer och medarbetare samt ett praktiskt förhållningssätt till utbildning och stöd har projektet lagt grunden för en mer sammanhållen digital arbetsvardag på Ahus. Arbetet har utgått från verkliga behov i organisationen och från erfarenheten att teknik skapar värde först när den används på ett sätt som passar vardagen för dem som ska använda den.
Bakgrund
Ahus stod inför ett krävande moderniseringsarbete. Samverkan, kommunikation och dokumenthantering präglades av olika arbetssätt och varierande digital mognad. Samtidigt hade många medarbetare inte datorn som sitt primära arbetsverktyg och nya lösningar behövde fungera lika bra i mobilen som på datorn i en arbetsvardag präglad av skiftarbete, högt tempo och en stark muntlig kultur.
Erfarenheterna visade att det inte räckte med att göra lösningarna tillgängliga. Chefer och medarbetare behövde förstå varför förändringen var nödvändig, vad som förväntades av dem och hur de konkret skulle arbeta annorlunda.
Projektet hade två tydliga mål: att ta Teams i bruk som kommunikationskanal och att etablera en ny arbetsprocess för dokumentlagring och filstruktur. Det gjorde projektet mer genomförbart och bättre anpassat till organisationens faktiska behov.
Marianne Røsby, konsult på BouvetLösningen kombinerade införande med systematiskt förändringsarbete
Bouvet bidrog till ett strukturerat införande för divisioner och kliniker, med en metod uppbyggd kring förberedelser, genomförande och uppföljning enligt Prosci-metoden och med aktiv användning av ADKAR-modellen. Varje avdelning följdes av en dedikerad kontaktperson som gav stöd i kartläggning, lokal förankring, dialog med chefer, utbildning, uppsättning av team i Teams och övergång till nya lagringsytor. Närheten till avdelningarna gjorde det möjligt att anpassa införandet till olika behov och mognadsnivåer utan att tappa den gemensamma riktningen.
En viktig åtgärd var att stärka användarinsikten och involveringen. Projektet etablerade tidigt en fokusgrupp och hade ett nära samarbete med representanter från de olika klinikerna och divisionerna. Gruppen gav projektet insikt i sjukhusets behov och deltog i utformningen och testningen av utbildningsmaterial och kommunikationsbudskap. Gruppen bidrog även med förslag på prioriteringar i projektplanen.
Bouvet har varit en mycket bra samarbetspartner i införandet av Microsoft 365 på Ahus. Rådgivarna har snabbt förstått hur en sådan förändring påverkar arbetsvardagen på ett sjukhus, inte bara på systemsidan utan också hur medarbetarna kommunicerar, samarbetar och får jobbet gjort. Rådgivarna från Bouvet har gjort en gedigen insats inom förändringsledning med tydlig riktning och god involvering av både chefer och medarbetare. Bra och enkel kommunikation har varit en integrerad del av detta arbete.
Eline Dalland, direktör för kommunikationsavdelningen, AhusProjektet lade stor vikt vid att cheferna skulle ha ett verkligt ägarskap för förändringen, inte bara få information om den. Därför arbetade projektet systematiskt med förankring hos ledningen, förväntanshantering, riktad utbildning för chefer och medarbetare samt stöd för hur nya arbetssätt kunde införas lokalt.
Principer och ramar för säker användning av Microsoft 365 etablerades, bland annat kring integritet, risk, behörighetsstyrning och riktlinjer för användning. Teams lyftes fram som navet för kommunikation och samverkan, medan SharePoint och tillhörande filstruktur gav en mer enhetlig grund för lagring och delning av färdiga dokument. Dessutom återaktiverades en befintlig Teams-yta som mötesplats för medarbetare som ville lära sig mer, dela erfarenheter och få snabb hjälp i vardagen. På så sätt blev projektet inte bara en utrullning, utan också en praktisk träningsarena för nya arbetsvanor.
Som uppdragsgivare har jag lärt mig mycket om teamsamarbete och hur man hanterar små och stora utmaningar tillsammans som ett team. Rådgivarna från Bouvet har fått teamet att leverera över förväntan och satt en ny standard för implementering av nya digitala lösningar.
Jonas Gjendemsjø Høyer, sektionschef för e-hälsa, AhusEn gemensam och mer standardiserad grund för digital samverkan
När kommunikation, dokument och uppföljning samlas på en plattform blir det enklare att hitta information, samarbeta över organisatoriska gränser och skapa mer förutsägbara arbetssätt. Samtidigt har projektet bidragit till att minska beroendet av informella kommunikationsformer och gett organisationen bättre förutsättningar för en säker och korrekt hantering av information.
Minst lika viktigt är att Ahus har etablerat ett mer moget sätt att genomföra digital förändring. Projektet har visat att införande i en stor hälsoorganisation kräver tydliga mål, praktiskt stöd, stark involvering från ledningen och utrymme för lärande över tid. Arbetet har därför inte bara gett nya verktyg, utan också en införandemodell och ett erfarenhetsunderlag som kan användas vidare i förvaltningen och i kommande digitaliseringsinitiativ. Resultatet är en modernare arbetsvardag för medarbetarna och bättre förutsättningar för att realisera ytterligare vinster med Microsoft 365-plattformen.
Marianne Røsby, konsult på BouvetHar du frågor? Hör gärna av dig.
.jpg?quality=85)