Upplevde ökad digital arbetsglädje efter införandet av Microsoft 365

Bakgrund och utmaning

I ett team med konsulter och anställda i kommunen har Bouvet under nästan två år bidragit till att realisera nyttor, skapa varaktig förändring och värde för den enskilda medarbetaren, för kommunen och till det bästa för Oslo kommuns invånare. Att stimulera den digitala arbetsglädjen har varit en viktig del av arbetet.

För några år sedan införde Oslo kommun Microsoft 365 som samverkans- och kontorsstödsplattform. Detta var en av de största IT-investeringarna någonsin i Oslo kommun och innebar förändringar i varierande grad för kommunens 54 000 anställda. Fyra mål sattes upp för införandet:

• Arbeta mer effektivt
• Bättre säkerhet och integritetsskydd
• Ökad medarbetarnöjdhet
• Minskad klimatpåverkan

Finansborgarrådet var systemägare och Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) ansvarade för införandet och har nu ansvar för förvaltning och vidareutveckling av lösningen. Något år efter införandet etablerade UKE ett team med fyra inhyrda förändringsledare för att stärka förvaltningsteamet och erbjuda stöd till kommunens verksamheter. Bouvet, genom Marianne Røsby, var en viktig del av teamet tillsammans med konsulter från Stretch, KPMG, Atkins och Sopra Steria.

Marianne berättar att teamet hade flera funktioner:

– Teamet skulle stödja kommunens nyttorealisering och säkerställa varaktig förändring av arbetsvanor. Vi skulle hjälpa verksamheterna att förbättra användningen av verktygen i M365, bygga gemensam kunskap och lägga grunden för en lärandekultur, säger hon.

Lösning och värde för medarbetare och kommunen

Detta är några av leveranserna Bouvet har bidragit med som en del av teamet:

Hybridledarskap med digitala verktyg

Teamet har arbetat proaktivt mot ledningsgrupper, som har en nyckelroll i att möjliggöra förändring. Med Bouvet-konsulten som viktig bidragsgivare utvecklade teamet kompetensprogrammet: ”Hybridledarskap med digitala verktyg”. Programmet bygger på forskning om hybridledarskap och behandlar hur chefer kan skapa förutsättningar för mer effektivt arbete genom bättre möten, dokumenthantering, samverkan, lärande och delning.

Flera verksamheter har gått från cellkontor till aktivitetsbaserade arbetsplatser, där medarbetarna väljer arbetsplats utifrån uppgift. Då är det viktigt att reflektera över hur vi bäst arbetar tillsammans. Programmet har tagits mycket väl emot av ledningsgrupperna i kommunens över 50 verksamheter.

Ledarprogram med bättre systemstöd

Bouvet har också bidragit till att kommunens ledarprogram för nya chefer nu etableras och drivs i Teams. Detta har gett deltagarna en egen digital samverkansarena som används mellan de fysiska träffarna för att säkerställa tidig involvering och lärande samt att tvärgående ledarnätverk lever vidare även efter avslutat program.

Digital arbetsglädje – ett veckovis frukostmöte

Bouvet har haft en nyckelroll i att planera och genomföra frukostmöten. Upp till 200 deltagare har varje vecka fått ta del av erfarenheter, utbildning och demonstrationer av verktygen via Teams. Målet har varit att motivera till ökad och bättre användning av Microsoft 365 genom att dela konkreta exempel från kommunens verksamheter. Inspelningar finns tillgängliga som en gemensam kunskapsbank för alla.

Samlad ledarutbildning i äldreomsorgen

Genom nära samarbete med HR i Sykehjemsetaten har Bouvet bidragit till att utveckla en digital ledarskola för utbildning i verksamhetsnära uppgifter. “Skolan” är byggd med verktyg i Microsoft 365, Teams och Stream, i tillägg till Workplace. Den erbjuder veckovisa sändningar, inspelningar och samlar dokumentation på ett ställe. Chefer kan delta live eller se inspelningar vid behov.

Från e-post till SharePoint

Ett av målen med införandet var att färre skulle skicka bilagor via e-post. Genom kartläggning av arbetsprocesser bidrog Bouvet till att samverkan mellan två förvaltningar flyttades från e-post till SharePoint och Teams. Nyttorna inkluderar sparad arbetstid, bättre dokumentkontroll, mindre manuell hantering, färre utskrifter och en gemensam samverkanskanal. Detta har minskat sårbarhet vid frånvaro och förenklat introduktion av nya kollegor samt bidragit till minskad klimatpåverkan.

Från filserver till SharePoint och OneDrive

När Bouvet anslöt till teamet pågick flytten från filserver till molnlagring. Detta innebar en stor förändring i arbetssätt och behovet av utbildning var omfattande. Teamet förmedlade värdet av att strukturera och öppna dokumentytor för bättre samverkan. Medarbetarna upplever att de sparar tid när de lär sig söka och använda funktionaliteten, exempelvis funktionen som visar filer som man själv eller kollegor nyligen arbetat i.

“Armarna i luften” blev teamets energisymbol

Varaktig förändring är krävande och tar tid. Marianne Røsby berättar att Bouvet införde en enkel metod för att skapa energi – att sträcka armarna i luften under Teams-möten och få andra att göra detsamma. Detta blev teamets kännetecken och en symbolisk handling i möten, workshops och samlingar.

Mindre krångel i vardagen

Bouvets vision är att gå före och bygga framtidens samhälle. Tillsammans med våra kunder har vi utvecklat tjänstekonceptet LØFT Microsoft 365 för att skapa större värde genom säker, målmedveten och smart användning av plattformen. Målet är att göra det enkelt för användaren att göra ett bra jobb och säkerställa att verksamheten är rustad för nuvarande och framtida uppgifter.

Konceptet användes i projektet hos Oslo kommun och har resulterat i mindre krångel i vardagen. Samtidigt är införandet av nya digitala verktyg bara början på en förändringsresa – verktygen utvecklas ständigt och det finns alltid potential att förbättra arbetsprocesser och arbetssätt.