Uppförandekoden ger oss vägledning i hur vi bedriver vår verksamhet på ett ansvarsfullt och etiskt sätt samt i enlighet med lagar och regler.
Vad är en uppförandekod och varför har vi en sådan?
Uppförandekoden ligger till grund för hur vi bedriver vår verksamhet och visar för oss själva och omvärlden vad som kan förväntas av oss. Den beskriver de skyldigheter och krav som finns på hur vi ska uppträda, ger oss vägledning när vi står inför etiska dilemman och hjälper oss att fatta bra beslut.
Bouvet inser vikten av att ha tydliga etiska riktlinjer för sina medarbetare. För ett konsultbolag är detta särskilt viktigt. Trovärdigt uppträdande, som arbetsgivare och inför kunder, leverantörer, ägare och andra samarbetspartner, är vårt fundament. I riktlinjerna fastslås det att vi alltid ska ge kunderna de råd som är de bästa för dem, att gällande lagar och regler alltid följs och att medarbetare har en respektfull inställning till andra människor i sitt arbete, både i formella och mer informella sammanhang.
Vad ligger till grund för vår uppförandekod?
Bouvets vision "Vi går före och bygger framtidens samhälle" visar att vi tar vårt samhällsansvar på allvar. Vi ska bidra till ett hållbart och långsiktigt värdeskapande med fokus på miljö och klimat samt sociala och ekonomiska förhållanden, och detta ska återspeglas i allt vi gör.
Våra anställda ska få den utbildning och det stöd de behöver för att kunna föra vårt samhällsansvar vidare.
Kompetensdelning – som fastslår att Bouvets medarbetare delar med sig till varandra, våra kunder och partners.
Jordnära – vilket betyder att vi inte gör oss till eller drömmer oss bort, utan står med fötterna på jorden.
Trovärdighet – ett nyckelbegrepp i vår långsiktiga ambition att vara "det mest trovärdiga konsultföretaget".
Frihet – handlar om att våra medarbetare inte bara kan, utan ska ha utrymme att fatta beslut, för att tänka nytt och testa nya möjligheter.
Entusiasm – balanserar upp det "jordnära" på ett bra och nödvändigt sätt.
Vårt syn på ledarskap grundar sig på följande principer:
Vilka omfattas av uppförandekoden?
Uppförandekoden gäller för alla fast- och tillfälligt anställda på Bouvet, inhyrda konsulter och andra som arbetar på uppdrag av Bouvet, inklusive styrelsen (hädanefter benämnda anställda). Det förväntas att vi hjälper varandra att följa reglerna, säger till om något bör förbättras och rapporterar missförhållanden. Om man är osäker ska man rådgöra med sin närmaste ledare.
Våra ledare ska vara bra förebilder och har ett särskilt ansvar för att uppträda i enlighet med intentionerna i uppförandekoden. Det ingår i en ledares ansvar att regelbundet kommunicera betydelsen av att efterleva uppförandekoden och se till att alla får relevant utbildning.
Vi förväntar oss att våra leverantörer och samarbetspartner håller samma höga etiska standard som vi själva gör.
Om en anställd uppmärksammar missförhållanden inom Bouvet, eller hos en uppdragsgivare, ska vederbörande rapportera detta. Sättet detta rapporteras på ska vara försvarligt och inte verka trakasserande eller skapa onödiga belastningar på arbetsmiljön. I första hand ska ärenden rapporteras till närmaste chef med personalansvar. Om detta inte anses lämpligt kan ärendet rapporteras till annan chef, skyddsombud/förtroendevald eller via Bouvets visselblåsarkanal, vilken finns tillgänglig på bouvet.no. Via denna kanal kan den som så önskar rapportera anonymt. Alla anmälningar ska behandlas seriöst och i enlighet med företagets rutiner så att principen om opartiskhet, konfidentialitet och kontradiktion respekteras. En anonym rapport måste innehålla en tydlig beskrivning av missförhållandet för att den ska kunna hanteras.
En anställd som rapporterar missförhållanden på ett försvarligt sätt får inte utsättas för någon form av repressalier på grund av detta, och personens identitet ska hållas konfidentiell.
Efterlevnad av lagar, regler och konventioner
Anställda ska följa gällande lagar och regler. Det gäller både externa krav och interna regelverk, däribland lagar och föreskrifter, riktlinjer och instruktioner.
Vi respekterar de mänskliga rättigheter och arbetstagarrättigheter som kollegor, anställda hos kunder, leverantörer och samarbetspartner har och som fastslås i internationella konventioner och lokala lagar.
Brott mot gällande lagar och regler accepteras inte. Eventuella brott eller avvikelser ska hanteras i enlighet med företagets rutiner och kan ge arbetsrättsliga, straffrättsliga och ersättningsrättsliga konsekvenser.
Arbetsmiljön på Bouvet ska vara hälsofrämjande, fysiskt och psykiskt. Vårt systematiska HMS-arbete innebär att vi har dokumenterade rutiner och ansvarsförhållanden, en arbetsmiljögrupp och lokala skyddsombud samt ett kontinuerligt förbättringsarbete.
Alla anställda är förpliktigade att bidra till en positiv och professionell arbetsmiljö. Det innebär att vi behandlar varandra, kunder och affärspartners med respekt, tar ansvar för våra egna handlingar och säger till om vi observerar något som påverkar arbetsmiljön eller säkerheten negativt.
Diskriminering och trakasserier
Alla anställda på Bouvet är likvärdiga, oavsett kön, ålder, sexuell läggning, funktionshinder, etnisk bakgrund och livsåskådning. Diskriminering av anställda pga. sådant får inte förekomma, vare sig under rekryteringsprocesser eller senare under anställningsförhållandet. Den enskildas egenskaper ska respekteras och värdesättas. Vi agerar aktivt om vi observerar trakasserier eller olämpligt uppträdande, och vi arbetar förebyggande för att säkerställa en inkluderande arbetsmiljö. Mångfald och en inkluderande arbetsmiljö gör att vi kan leverera bättre lösningar till våra kunder.
Det förväntas att alla anställda i Bouvet ska agera i enlighet med riktlinjerna och på ett sätt som inte diskriminerar eller trakasserar kollegor, kunder, partners eller andra personer som du träffar som Bouvet-anställd.
Vi arbetar systematiskt med miljöåtgärder i vardagen för att minska vårt miljöavtryck. Vi är certifierade enligt ISO14001-standarden och den norska miljömärkningen Miljøfyrtårn. Vårt miljöledningssystem omfattar rutiner för inköp av varor och tjänster, hållbar avfallshantering, energibesparing och minskat antal resor. Det förväntas av anställda att de sätter sig in i de rutiner som kommuniceras och fattar ansvarsfulla beslut i enlighet med dessa rutiner.
Tystnadsplikt och informationssäkerhet
Alla anställda omfattas av tystnadsplikt när det gäller sådant man får kännedom om genom sin anställning, såväl inom företaget som hos kunder eller våra samarbetspartner. Detta gäller både kundinformation och Bouvets interna affärsangelägenheter. Tystnadsplikten gäller även efter att anställningsförhållandet upphört.
Informationssäkerhet handlar om att säkerställa konfidentialitet, integritet och åtkomst till den information vi har. Bouvet jobbar strukturerat med informationssäkerhet och är certifierat enl. ISO27001. Informationssäkerhet är ett löpande arbete och chefer och anställda har en gemensam skyldighet att hålla säkerhetskompetensen uppdaterad. Alla anställda på Bouvet är skyldiga att snarast rapportera om man får kännedom om brott mot rutiner gällande informationssäkerhet.
Bouvet tar integritet på allvar och följer gällande regler för personuppgiftsbehandling.
Anställda, kunder, leverantörer, samarbetspartner och ägare ska kunna lita på att vi skyddar information, respekterar tystnadsplikten och behandlar personuppgifter i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning.
Vår kommunikation ska vara öppen, ärlig och tydlig. Det gäller både internt och externt och är viktigt för förtroendet för företaget. Endast särskilt utsedda personer får uttala sig till media för företagets räkning och all extern kommunikation ska ske i samarbete med Bouvets kommunikationsavdelning.
Alla anställda ska agera med gott omdöme när man uttalar sig i olika medier om kunder, partner, konkurrenter och kollegor. Var medveten om att det i praktiken är svårt att avgöra om en person uttalar sig som representant för Bouvet eller som privatperson. Uppträd i enlighet med vedertagna uppfattningar om vad som är ett gott folkvett.
Om man upptäcker att det publicerats otillåtet material på uppdrag av Bouvet, eller material som kan skada företagets rykte, ska kommunikationsavdelningen kontaktas för att hjälpa till att hantera ärendet.
Bouvet ska behandla alla affärspartners med respekt och i enlighet med god affärssed. Vi ska utföra uppdrag för våra kunder med god kvalitet och en hög grad av integritet, och kunderna ska kunna lita på att vi ger råd om vad vi anser är bäst för kunden och inte för oss själva. I alla möten med kunder ska anställda sträva efter att hålla en vänlig och hövlig samtalston. Alla förväntas alltid att uppträda aktsamt och avstå från handlingar som kan försvaga förtroendet för företaget.
Vi behandlar alla affärspartner med respekt och på ett rättvist och transparent sätt. Vid samarbetsprojekt och partnerskap utbyter vi inte konkurrenskänslig information eller deltar i samordnade aktiviteter utöver vad som krävs för projektet.
När vi väljer leverantörer, produkter och tjänster låter vi inte personliga preferenser påverka våra val, utan fattar beslut utifrån affärsmässiga behov.
Intressekonflikter uppstår när det råder en konflikt mellan våra personliga intressen och vårt ansvar som medarbetare eller representant för Bouvet. Sådana intressekonflikter kan exempelvis baseras på nära relationer, förtroendeposter, ekonomiska intressen eller ägarintressen. Det kan även uppstå intressekonflikter mellan krav från myndigheter, kunders förväntningar, egna affärsintressen och våra ägares intressen.
Alla på Bouvet har ett ansvar för att fatta beslut oberoende av personlig vinning. Vi undviker situationer som gör att vår integritet kan ifrågasättas och förklarar oss jäviga om en intressekonflikt kan uppstå. Är man osäker bör man ta upp problemet med sin närmsta ledare.
Ekonomisk integritet är avgörande för att upprätthålla förtroendet från anställda, kunder, affärspartners och aktieägare. Vi uppfyller inhemska och internationella standarder gällande bokföring och rapportering, säkerställer att vi använder pengar på ett klokt och korrekt sätt och fattar beslut i enlighet med företagets fullmaktsstruktur. Vi följer gällande skatteregler och bidrar inte till skatteflykt.
Alla anställda ska säkerställa att den information man lämnar ifrån sig eller godkänner, och som används för återbetalning eller andra utbetalningar från Bouvet, är korrekt.
Bouvet ASA är börsnoterat, och alla anställda, oavsett position, i samtliga av Bouvet ASA:s dotterbolag, omfattas därför av börsens insiderregler gällande känslig information. Som anställd ska man läsa de insiderregler som finns på intranätet. Börsens insiderregler kan även komma att beaktas om en medarbetare under ett uppdrag hos en kund får tillgång till känslig information eller utför uppdrag som antas kunna påverka Bouvets eller kundens börsvärde.
Handel som sker mot bakgrund av insiderinformation är ett brott mot vår uppförandekod, och ett lagbrott, som kan medföra allvarliga konsekvenser för den enskilda personen och för Bouvet som företag.
Bouvet anser att alla former av korruption är oacceptabelt och vi ska därför agera öppet och ansvarstagande.
Korruption är att erbjuda eller motta en otillbörlig fördel i kraft av sin ställning, position eller sitt uppdrag, i form av pengar, gåvor eller tjänster, och genom detta uppnå en orättmätig fördel för sig själv eller den egna organisationen.
Anställda ska visa stor aktsamhet när det gäller gåvor och inbjudningar från och till kunder, partner och leverantörer när det rör sig om större värden än vad som anses normalt. Om man är osäker på om en gåva eller inbjudan överskrider en sådan gräns ska man rådgöra med sin närmsta ledare.
I Bouvets tillgångar ingår utrustning, programvara, system, information och liknande som ägs av företaget. Sådana tillgångar ska användas och förvaras på ett ansvarsfullt sätt och i enlighet med gällande riktlinjer. Detsamma gäller kunders tillgångar. Bouvet accepterar inga former av missbruk av företagets eller kunders tillgångar.
Vi använder inte datorer eller annan elektronisk utrustning för olämplig kommunikation. Här avses olagliga aktiviteter och beteenden som kan betraktas som diskriminerande, stötande eller trakasserande. Bouvets anställda ska använda programvara i enlighet med gällande licensvillkor. Vi tillåter ingen kopiering av programvara eller upphovsrättsskyddat material. Anställda får inte ladda ner eller upp icke godkänd programvara eller annat upphovsrättsskyddat material.
Vid tjänsteresor förväntar sig Bouvet att alla anställda ser till att deras egen arbetsinsats inte påverkas av alkohol eller andra berusningsmedel. I sociala sammanhang som arrangeras av Bouvet, kunder eller andra samarbetspartner kan alkohol serveras, men aggressivt eller annat olämpligt beteende som beror på påverkan av alkohol eller andra berusningsmedel accepteras inte.