Praktik med praktisk nytta

Sofie Andersson går tredje året på Ekonomie Kandidatprogrammet i Uppsala.

Vad har du gjort under din praktik på Bouvet?

-  Jag har testat ett nytt planeringsverktyg för Bouvets ekonomiarbete över året. Målet var att skapa ett visuellt årshjul som stöd till planering och uppföljning av alla aktiviteter. I uppdraget ingick också att implementera en mall och utbilda de som jobbar på ekonomiavdelningen i verktyget.

Hur gick du tillväga?

- Först satte jag mig in i själva plattformen som var ny även för mig. Det var riktigt kul att lära sig! Jag har också intervjuat Annica Ferguson och Kristina Söderberg på ekonomiavdelningen om hur de jobbar idag och vilka rutiner samt aktiviteter som finns – och sedan skapade jag mallen för årshjulet som kan fyllas på och ändras. Nu har jag precis introducerat Kristina och Annica i verktyget och det satte igång nya funderingar kring hur verktyget kan användas. Roligt! 

Hur funkar verktyget?

-  Det är ett digitalt planeringsverktyg – ett mer visuellt alternativ till en kalender. Aktiviteter läggs in och presenteras som ett cirkulärt årshjul med olika filtreringsmöjligheter. Beroende på hur man byggt upp mallen kan man till exempel filtrera årsvis, kvartalsvis alternativt på person eller avdelning. Möjligheterna är många. Bouvet har köpt in programmet (Plandisc) och en del kontor och regioner har redan börjat använda det.

Vilka nyttor ser du för oss på Bouvet?

- Vi har börjat med ekonomirutinerna men jag ser stora möjligheter att använda verktyget för att skapa årshjul för alla aktiviteter inom Bouvet och på så sätt få en jättebra överblick över hela verksamheten. Det går att lägga in olika ringar i årshjulen för olika ansvarsområden i ”lager på lager” och se hur väl de synkar. På det sättet blir det enklare att koordinera aktiviteter mellan till exempel ekonomi, sälj och marknadsföring. Eftersom man både kan tidsbestämma och tilldela ansvar för aktiviteterna blir det också tydligt vem man ska kontakta om man skulle behöva synka ytterligare. Aktiviteterna kan dessutom synkas till vanliga kalendern.

Vad har du lärt dig? 

-  Att arbeta med verktyget har varit både en rolig och spännande upplevelse. Jag har aldrig tidigare arbetat med ett liknande program men jag insåg snabbt hur mycket enklare en tydlig, gemensam planering är jämfört med att jonglera flera separata aktivitetslistor på olika ställen. Det är en stor skillnad jämfört med en vanlig kalender. 

-   Som ekonomistudent har det självklart även varit värdefullt att få en inblick i hur ekonomiarbetet ser ut “i verkligheten”. Att få ta del av de olika aktiviteterna och rutinerna och se hur arbetet kan samverka med andra avdelningar har också varit lärorikt. 

-   Både Kristina och Annica har varit otroligt stöttande. Trots att programmet initialt var nytt för oss alla, har det varit en väldigt rolig utmaning och resa att tillsammans skapa en första mall som redan nu kan börja användas och byggas på i framtiden.

Till sist - vad tycker Kristina och Annica?

-  Vi har känt ett behov av att åskådliggöra ekonomiarbetet på ett enkelt och strukturerat sätt oberoende om uppgifter utförs varje månad, på kvartalsbasis eller årligen, både internt på avdelningen och för kommunikation till resten av företaget. Det som Sofie nu har skapat kan komma till praktisk nytta direkt och blir ett bra stöd för oss i verksamheten, säger Annica och Kristina.