Advokatfirman Schjødt

Kreativ och effektiv arbetsdag med Microsoft Copilot

Vi har bistått advokatfirman Schjødt i ett pilotprojekt för att testa Microsoft 365 Copilot. Där fick teammedlemmarna möjlighet att utforska verktyget i praktiken, ge återkoppling och dela insikter med varandra. Det gav värdefulla erfarenheter – och ledde till beslutet att ta verktyget i bruk med målet att effektivisera arbetsprocesser och stärka produktiviteten.

Klicka på taggarna för att läsa mer innehåll i samma ämne

AI och maskininlärning

Artificiell intelligens

Systemutveckling

Microsoft 365

Microsoft Copilot

Kort sammanfattat:

Utmaning: Effektiv och säker implementering av Microsoft 365 Copilot i hela organisationen, som ett integrerat verktyg i en kreativ och effektiv arbetsvardag.

Lösning: Bouvet bedömde potentialen i Copilot, kom med synpunkter på riskbedömning och åtgärder för åtkomststyrning, etablerade och stöttade en pilot samt levererade strukturerad utbildning med tydlig förankring.

Så arbetade vi: Tätt samarbete med nyckelpersoner och pilotgrupp, frekventa möten, praktisk testning i Word, PowerPoint, Excel, Teams och Outlook samt extra utbildning för ambassadörer.

Viktigt i arbetet: Informationssäkerhet, riskbedömning och styrning, delning av insikter, kompetensutveckling och regelbunden Q&A för lärande och trygg användning.

Skapat värde: Tryggt och kontrollerat införande, tydliga ramar för användning, medarbetare som behärskar Copilot i sina egna arbetsprocesser samt beslut om bred implementering för ökad produktivitet och effektivisering.

Framgångsfaktorer: Förankrad pilot och stegvis utrullning, involvering av nyckelpersoner, fokus på säkerhet och åtkomststyrning, ambassadörsupplägg, praktiskt utbildningsprogram över 9 veckor med 6 sessioner på en timme samt veckovisa Q&A.

Referensen är skriven av människor, sammanfattningen är gjord av AI.

Utmaningen

Schjødt ville uppnå en effektiv och säker implementering av Microsoft 365 Copilot i hela organisationen. Huvudmålet var att göra det till ett integrerat verktyg för en kreativ och effektiv arbetsvardag. De ville utnyttja verktygets potential för att förbättra arbetsprocesser och öka produktiviteten bland medarbetarna.

För att uppnå detta önskade de:

Genomföra bedömningar av risker och nödvändiga säkerhetsåtgärder för att säkerställa en trygg användning
Erbjuda utbildning för att säkerställa att medarbetarna kunde utnyttja verktyget fullt ut
Säkerställa att alla medarbetare blev engagerade och bekväma med användningen av Microsoft 365 Copilot
Skapa förutsättningar för en smidig övergång till användningen av Microsoft 365 Copilot samt hantera eventuella osäkerheter och frågor

Lösningen

Som teknikpartner har Bouvet bidragit med följande:

Bedömning av Copilots potential:
Bouvets konsulter hjälpte Advokatfirman Schjødt att förstå och bli bättre bekanta med Copilot. Bland annat hur verktyget kunde bidra till ökad produktivitet vid användning av Word, PowerPoint, Excel, Teams och Outlook.

Bedömning av risk:
Copilot kan få tillgång till flera informationskällor i organisationen och det fanns en risk att innehåll som användaren felaktigt har tillgång till visas. Bouvet arbetade nära nyckelpersoner hos kunden för att bedöma och minska dessa risker.

Stöd till pilotgruppen:
Bouvet arbetade nära pilotgruppen för att testa och utforska användningen av tekniken och möjliggjorde frekventa möten så att medlemmarna kunde ställa frågor, få råd och dela erfarenheter. Detta gjorde att de blev så väl bekanta med verktyget att de bistod resten av organisationen vid full implementering.

Göra Schjødt i stånd att få ut mesta möjliga av Copilot:
Som en del av utrullningen av Copilot erbjöds medarbetarna introduktionsträning för att lära sig hur de kan utforska och använda verktyget i sina egna arbetsprocesser. Detta inkluderade ett introduktionsprogram under en period på 9 veckor med fokus på praktisk användning. Programmet innehöll 6 en-timmes-pass följt av veckovisa Q&A-sessioner, med tid emellan för individuell testning och utforskning.

Dessutom fick utvalda ambassadörer extra utbildning före gemensamma utbildningspass, både för att kunna anpassa utbildningen bättre till relevanta arbetsprocesser och för att kunna stötta sina egna användare inom aktuella områden. Detta fokus på kompetensutveckling hos superanvändarna bidrog till en praktisk och värdeskapande användning av Microsoft 365 Copilot och ökade sannolikheten för en framgångsrik och långsiktig implementering.

Värde för kunden

Genom pilotprojektet och utrullningen av Microsoft 365 Copilot uppnådde Schjødt värde inom områden som är relevanta för verksamheter som vill införa AI i Microsoft 365 på ett strukturerat och tryggt sätt:

Trygg och kontrollerad implementering: Schjødt tog Copilot i bruk på ett säkert och strukturerat sätt, baserat på grundliga bedömningar av risk, informationssäkerhet och åtkomststyrning. Detta säkerställde trygg hantering av data och lade en stabil grund för vidare utveckling.
Styrning och förankring: Projektet etablerade tydliga ramar för användning av Copilot i hela organisationen. Genom riskbedömning, pilotstruktur och stegvis utrullning fick Schjødt erfarenhet av hur styrmekanismer bidrar till en kontrollerad införande av ny teknik.
Kompetens och lärande: Ett strukturerat utbildningsprogram över nio veckor, kombinerat med en ambassadörsmodell och regelbundna Q&A‑sessioner, gjorde medarbetarna kapabla att använda Copilot på ett tryggt och värdeskapande sätt. Det stärkte lärandekulturen och minskade behovet av extern support.