När Sørlandet sjukhus uppgraderade Microsoft 365-plattformen fick vi bistå med att säkerställa en lyckad implementering.
Sørlandet sjukhus HF driver sjukhusen i Agder och är en del av Helse Sør-Øst i Norge. Huvudsjukhuset ligger i Kristiansand, men det finns även avdelningar i Arendal och Flekkefjord. De tre akutsjukhusen finns i Arendal, Kristiansand och Flekkefjord.
Med över 7 000 anställda är god samverkan, dokumentlagring och arkivering mellan de olika avdelningarna, platserna och gentemot patienterna avgörande för en effektiv sjukhusdrift. Efter många år med Office 2016 var det dags för sjukhusen att uppgradera till Microsoft 365-plattformen. Microsoft 365-plattformen erbjuder nya möjligheter inklusive verktyg som Teams, Forms och SharePoint.
Det är en stor uppgradering att gå från Office 2016 till Microsoft 365 och det fanns risk kopplad till varierande användar- och utbildningsbehov.
För att säkerställa en lyckad förändringsprocess och få insikt i bästa praxis för att utnyttja plattformen involverades Bouvet. Det är Sykehuspartner som levererar och driver den tekniska lösningen, IKT-plattformen och IT-supporten till Sørlandet sjukhus och de andra hälsoföretagen i Helse Sør-Øst. Sykehuspartner ansvarade också för de tekniska aspekterna av uppgraderingen.
Några av fördelarna med att uppgradera till Microsoft 365 (M365) för Sørlandet sjukhus:
Molnbaserad lagring
Med M365 får sjukhuset tillgång till OneDrive och SharePoint. Detta innebär att administrativa dokument kan nås var som helst, vilket är särskilt användbart för vårdpersonal som är i rörelse.
Förbättrad samverkan
M365 inkluderar verktyg som Teams. Detta förenklar kommunikation och samarbete och är tillgängligt på mobila plattformar. M365 är väl anpassat för mobil användning, vilket gör det enklare att kommunicera med vårdpersonal oavsett plats.
Skalbarhet
M365 är skalbart, vilket innebär att det kan anpassas efter sjukhusets behov när verksamheten växer eller förändras.
Förbättrad analys
Med M365 har sjukhuset fått tillgång till fler mätvärden kring användning, så att de kan följa upp åtgärder för att säkerställa god användning bland medarbetarna.
Integration med andra system
M365 kan integreras med andra hälso-IT-system, vilket kan förenkla arbetsflöden och minska behovet av manuell dataregistrering.
Så arbetade vi för att säkerställa en lyckad och smidig införandeprocess
Ett team från Bouvet, med lång erfarenhet av implementering av IT-system och Microsoft 365, bidrog till att Sørlandet sjukhus genomförde uppgraderingen på ett bra sätt. Genomgående i arbetet var att utnyttja hela plattformens potential.
Under processen fungerade vi som en lokal kontaktpunkt, både för Sykehuspartner och sjukhuset. Vi arbetade med att planera aktiviteter, nyttorealisering och hur man kommunicerar effektivt med användare i hela organisationen.
Vi arbetade med intern informationsspridning och tekniska utmaningar som är unika för Sørlandet sjukhus. Vi var en del av mottagningsprojektet hos Sørlandet sjukhus och samarbetade hela vägen nära med Sykehuspartner.
Miriam Skaar Stormark fra BouvetParallellt ville sjukhuset kartlägga hur de kunde använda Microsoft-produkterna på nya sätt. Vi bistod bland annat med att ta fram en nyttorealiseringsplan som definierar nyttorna, hur de ska uppnås, när och hur de ska mätas. Ett mål var exempelvis att öka användningen av Teams. För att uppnå detta blev det viktigt att erbjuda utbildning anpassad efter olika roller, till exempel kurser i Teams på mobil. När medarbetarna känner sig trygga och bekanta med Teams ökar också användningen.
Sjukhuset önskade även stöd med utbildning ute i organisationen. Det är en komplex organisation spridd över många platser med varierande användarbehov. Under processen bistod vi Sykehuspartner med att kartlägga erbjudanden och användarbehov samt ta fram en föreslagen kanalstrategi. Det innebär att vi kartlade och utarbetade en detaljerad plan och översikt över vilka kanaler som var ändamålsenliga att använda och hur de skulle användas för att kommunicera effektivt med sjukhusets målgrupper.
Kanalstrategin utformades med insikter från workshops och samtal som vi genomförde med nyckelpersoner och vårdpersonal. Där tittade vi på arbetsuppgifter tillsammans och fick en bättre förståelse för deras vardag och behov.
– Det är inte enkelt att nå ut till alla i en organisation där kliniker arbetar med helt andra saker än Office-produkter. Informationsbehovet är stort, eftersom uppgraderingen och förändringarna påverkar alla på något sätt. Alla har e-post och många har behov av digital kommunikation med kollegor, berättar Miriam Skaar Stormark från Bouvet.
Hon tillägger att det har varit mycket spännande att arbeta nära tillsammans med SSHF och Sykehuspartner för att hitta de bästa lösningarna.
Bouvet har bidragit till att etablera en solid M365-grund vid Sørlandet sjukhus. Det fortsatta arbetet med att utnyttja hela potentialen i M365-plattformen startar nu hos oss själva och kommer att vara en långsiktig och kontinuerlig process. Vi vill tacka Bouvet för det stöd vi har fått. Detta har gett oss goda lärdomar och viktiga insikter kring hur vi ska lyckas med användaradoption.
Kjetil Nyhus, Direktör för teknik och innovation Sørlandet sykehus HFUndrar du över något? Fråga oss gärna.
.jpg?quality=85)