Statens vegvesen ville införa Microsoft 365 Copilot på ett tryggt och strukturerat sätt i hela organisationen. Bouvet har bistått hela vägen – från förberedelser till införande, utbildning och skalning – och lösningen har nu rullats ut till 1 600 medarbetare.
Kort sammanfattat:
Utmaning: Statens vegvesen ville ta generativ AI i bruk på ett tryggt, ansvarsfullt och skalbart sätt, men behövde först hantera frågor kring integritet, informationssäkerhet, teknisk mognad samt stora variationer i digital kompetens bland medarbetarna.
Lösning: Ett helhetsgrepp för införandet av Microsoft 365 Copilot med tydliga ramar för säkerhet, integritet, lärande, innovation och förvaltning – från pilot till full utrullning.
Arbetssätt: Ett strukturerat införande i fyra spår: Copilot-readiness (säkerhet och förberedelser), lärandeprojekt, AI-sektion samt organisatoriskt införande. Ett agilt arbetssätt med piloter, mätning, lärande och successiv skalning.
Framgångsfaktorer: Dokumenterad efterlevnad av integritets- och säkerhetskrav, målgruppsanpassad utbildning för olika användargrupper, tydlig förändringsledning samt en förvaltningsmodell som säkerställer långsiktigt värde.
Värde:Trygg och effektiv användning av generativ AI i arbetsvardagen, hög användarkompetens och snabb implementering bland medarbetarna, ökad produktivitet samt en robust grund för fortsatt innovation och skalning till 1 600 användare.
Referensen är skriven av människor, sammanfattningen är skapad av AI-assistent.
För oss handlade införandet av Microsoft 365 Copilot om att ge 1 600 medarbetare tillgång till generativ AI på ett sätt som vi kunde stå bakom, med kontroll över integritet, informationssäkerhet och behörighetsstyrning. När plattformen är trygg, väl förvaltad och utbildningen möter människor där de befinner sig, då får vi inte bara en lyckad utrullning – vi får en grund som hela verksamheten kan bygga vidare på.
Berit Kristine Aas Schmidt, operativ sektionschef, Samhandlingstjenester, Statens vegvesenFörutsättningar som behövde klargöras för trygg och skalbar användning av AI
Statens vegvesen ville ta generativ AI i bruk på ett praktiskt, ansvarsfullt och enhetligt sätt och identifierade Microsoft 365 Copilot som en central plattform med stor potential för både effektivisering och innovation.
Innan Copilot kunde införas på ett tryggt, målinriktat och skalbart sätt behövde myndigheten först lösa följande:
- Klargöranden kring integritet och säkerhet: Ett ansvarsfullt införande kräver en grundlig hantering av juridiska frågor och säkerhetsaspekter. Bouvet bidrog med tekniska klargöranden kopplade till arbetet med DPIA samt stöd för bedömning av dataklassificering, korrekt behörighetsstyrning och etablering av en tydlig riskbild i hela organisationen.
- Stor variation i digital kompetens: För att säkerställa en bred och verklig användning av Copilot krävdes målgruppsanpassad utbildning. Arbetssättet behövde vara inkluderande och lättillgängligt så att alla medarbetare kunde känna sig trygga och få rätt stöd i mötet med AI-stödda arbetssätt.
- Behov av en trygg och testbar struktur för skalning: Innan Copilot kunde införas brett behövde ett pilotprojekt etableras med en tydlig metodik för mätning, nyttorealisering, lärande och erfarenhetsöverföring.
- Behov av teknisk och organisatorisk förankring för innovation: Statens vegvesen ville etablera en AI-sektion för experimentering, snabba proof of concepts och kompetensutveckling inom generativ AI och agentutveckling.
Så utformades lösningen
Bouvet bidrog till att ta fram ett heltäckande införandeprogram i samarbete med Statens vegvesen. Införandet strukturerades i fyra tydliga spår som tillsammans skapade förutsättningar för kontrollerad pilotering, effektivt lärande och vidare skalning av generativ AI inom myndigheten.
Copilot-ready: integritet, säkerhet och teknisk förberedelse
Detta spår syftade till att säkerställa att Microsoft 365 Copilot kunde införas på ett ansvarsfullt och dokumenterat sätt. Bouvet bidrog med tekniska klargöranden inom integritet och informationssäkerhet, inklusive DPIA, dataklassificering, behörighetsstyrning och tekniska konfigurationer i Microsoft 365-plattformen. Resultatet blev ett tryggt och kontrollerat ramverk som gav myndigheten ett stabilt beslutsunderlag innan Copilot togs i drift.
Lärandeprojektet: strukturerad utbildning och praktisk användning
För att möta varierande mognadsgrad och digital kompetens i organisationen etablerades ett heltäckande lärandeprogram för pilotdeltagarna. Spåret kombinerade strukturerad utbildning, praktisk träning och lättillgängligt stöd med fokus på konkreta arbetsuppgifter och faktisk användning av Copilot i arbetsvardagen. Lärandeprojektet lade grunden för hög användarkompetens, trygghet och snabb implementering inför vidare skalning.
Genom pilotperioden fick mer än 150 medarbetare praktisk träning, och erfarenheterna utgjorde grunden för vidare skalning till 1600 användare.
Nicolai Dahl, BouvetAI-sektionen: experimentering och utveckling av nya AI-möjligheter
Som en förlängning av piloteringen etablerade Statens vegvesen en intern AI-sektion för att stödja utforskning och vidareutveckling av AI-stödda lösningar. Här får verksamheter och specialistmiljöer testa nya arbetssätt, utveckla proof of concepts och experimentera med Copilot, agenter och relaterade teknologier – inom trygga och kontrollerade ramar. Bouvet har bidragit med verktygsstöd för innovation inom AI-området, och AI-sektionen hjälper till att omsätta lärdomar till konkreta förbättringar och nya arbetssätt.
Organisatoriskt införande, nyttorealisering och förvaltning
För att säkerställa långsiktigt värde kopplades införandet nära organisationens strukturer för förändringsledning, nyttorealisering och förvaltning. Spåret omfattade systematisk uppföljning av adoption, effektmätning och kontinuerliga justeringar i takt med utvecklingen av Copilot-plattformen. Detta säkerställde att lösningen inte bara togs i bruk, utan också förvaltades och vidareutvecklades som en integrerad del av arbetsvardagen.
Detta helhetsgrepp gjorde det möjligt för Statens vegvesen att införa Copilot på ett tryggt, hållbart och målinriktat sätt samt att rulla ut Copilot till 1 600 medarbetare.
Caroline Hodt, BouvetVärde för kunden
Målgruppsanpassad kompetensutveckling, strukturerad utbildning och praktisk träning under pilotfasen har lett till hög användarkompetens, ökat engagemang och snabb implementering bland medarbetarna – både i pilotgruppen och i det fortsatta skalningsarbetet mot 1 600 användare.
AI-sektionen har etablerat en kultur för experimentering. Här får medarbetare testa nya arbetsmetoder, utforska AI-stödda processer och utveckla proof of concepts som kan tas vidare in i ordinarie verksamhet.
Sammantaget har detta skapat en stabil grund för långsiktig nyttorealisering och vidareutveckling av generativ AI som en integrerad del av Statens vegvesens verksamhet.
Med Copilot har vi fått en helt ny grund för att bygga agenter och AI-lösningar anpassade till våra arbetsprocesser. Copilot Studio är ett centralt verktyg som gör det möjligt för oss att gå från generell produktivitet till målinriktad automatisering, där vi kan utveckla agenter som löser konkreta uppgifter inom myndigheten – tryggt och inom de ramar som Statens vegvesen har satt upp för plattformen.
Bjørn Terje Bakken, Chef för AI-sektionen, Statens vegvesenSammanfattningsvis har detta skapat följande konkreta värden:
- Trygg och dokumenterad implementering av generativ AI genom korrekt säkerhetskonfiguration och välfungerande styrningsprocesser
- Betydande tidsbesparingar inom skrivarbete, analyser och innehållsproduktion genom effektivare arbetsprocesser
- Ökad digital kompetens och högre användarkompetens bland medarbetarna genom strukturerad utbildning, uppföljning, hot rooms och vägledning
- En grund för innovation genom etableringen av AI-sektionen och möjligheten att snabbt utveckla proof of concepts, bygga agenter och experimentera med AI
- Ökat engagemang och större förändringsvilja i organisationen genom aktiv involvering, kommunikation och praktiskt lärande
- En skalbar modell för utrullning i hela organisationen, med stöd för 1 600 användare baserat på erfarenheterna från pilotprojektet
Vill du veta mer? Kontakta oss gärna
